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Präsentationstraining: In wenigen Minuten gut vorbereitet

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Dies ist der erste Teil der Serie Präsentationstraining. Sie erfahren in dieser Reihe, wie Sie Ihr Publikum von Ihren Ideen begeistern. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie sich mit einer einfachen Übersichtsgrafik in wenigen Minuten gut vorbereiten.

Donnerstag, 27. April. Coaching mit zwei gestandenen Geschäftsführern. „Wir haben oft nur wenig Zeit unsere Präsentationen vorzubereiten. Wie schaffen wir es trotzdem, unsere Botschaft interessant rüberzubringen?“ Sie ahnen es vielleicht: mit einer guten Vorbereitung.

Möchten Sie bei Präsentationen auch, dass Ihr Publikum aufmerksam ist, mitmacht und sich an Ihre Botschaft erinnert? Mir ist das sehr wichtig. Einigen gelingt das sehr gut. Andere würden sich den eigenen Vortrag nicht selbst ansehen wollen.

 

Z.D.F. – zuerst die FVorbereitung

Inspiriert durch das Buch Business Model Generation von Alexander Osterwald und Yves Pigneur arbeite ich seit einiger Zeit mit einem Pitch-Template. Für Sie habe ich es auf acht Felder heruntergebrochen. Es hilft Ihnen dabei, sich schnell die wichtigsten Fragen zu beantworten, um Ihr Publikum mitzureißen.

Das Pitch-Template

Das Template ist in drei Bereiche unterteilt:

  1. Inhalt
  2. Publikum
  3. Organisation und Umfeld

Inhalt: Was möchten Sie sagen?

Im ersten Teil geht es darum, was das Thema Ihrer Präsentation ist. Thema und Ziel werden oft verwechselt. Zum Beispiel ist das Thema dieses Artikels, wie Sie mitreißende Präsentationen vorbereiten. Das Ziel ist es, Ihnen das Template soweit zu erklären, dass Sie es für sich nutzen können.

Ziel: Mit dem Ende beginnen

Ganz egal, ob Sie Ihre Zuhörer informieren, motivieren oder Ihnen etwas verkaufen möchten: Was ist das Ziel Ihrer Präsentation? Was möchten Sie erreichen? Was soll hinterher anders sein? Welche Veränderungen möchten Sie danach wie wahrnehmen? Je klarer und spezifischer Sie Ihre Ziele formulieren, desto besser. Dieser Artikel könnte also folgende Ziele haben:

  • Sie wissen, wie Sie das Template für Ihre Vorbereitung einsetzen können.
  • Sie haben einen Eindruck davon, wie hilfreich dieses Template für Sie ist.
  • Sie halten zukünftig noch spannendere Präsentationen und Ihre Ideen werden gehört.

Kernbotschaft: Die Essenz

Können Sie Ihre Präsentation in einem Satz zusammenfassen? Und wenn ja, wie lautet der? Das ist Ihre Kernbotschaft. Für mich ist das die Basis, auf der Sie Inhalt, Struktur und Inszenierung aufbauen. „Worum geht es jetzt eigentlich?“ Wenn Sie sich das bei Präsentationen schon gefragt haben, fehlte wahrscheinlich die Kernbotschaft.

Eine klare Botschaft hilft Ihnen gleich zweifach: Erstens haben Sie einen roten Faden für Ihre Präsentation. Das gilt auch für Ihre Zuhörer. Zweitens sparen Sie sich in der Vorbereitung viel Zeit. Sie brauchen sich bei jeder Idee oder Folie nur zu fragen: „Unterstützt das meine Kernbotschaft?“ Ist die Antwort ja, bleibt die Idee drin. Bei nein, fliegt sie raus.

Das Wichtigste: Das Publikum verstehen

Im Mittelteil geht es um das wichtigste Element Ihrer Präsentation: Ihr Publikum. (Sorry, nicht Sie!) Machen Sie sich eine möglichst genaue Vorstellung von den Zuhörern und ihren Erwartungen. Hilfreiche Fragen können sein:

  • Wie groß ist die Gruppe? Wer genau wird im Publikum sitzen?
  • Was ist der kleinste gemeinsame Nenner?
  • Welche Kenntnisse können Sie schon voraussetzen?
  • Welche Ansprache passt zum Anlass?
  • Wie aufnahmefähig sind die Zuhörer (noch)?
  • Gab es schon andere Präsentationen an dem Tag?

Ich habe oft direkt nach dem Mittag präsentiert oder war der letzte Redner des Tages. Nehmen Sie das als sportliche Herausforderung. Wenn Sie das schon bei Ihrer Vorbereitung berücksichtigen, fallen Ihnen bestimmt entsprechende Maßnahmen ein, wie Sie Ihr Publikum bei der Stange halten.

„Wozu soll Ihnen überhaupt jemand zuhören bzw. weshalb sollte jemand zu Ihrer Präsentation kommen?“ frage ich die beiden Geschäftsführer. Die beiden schauen sich kurz an. „Das ist eine verdammt gute Frage, auf die wir eine gute Antwort brauchen.“ Stimmt. Und sie hilft Ihnen, die Präsentation leichter und klarer zu strukturieren.

Falls Ihnen nicht alle Informationen vorliegen, können Sie zumindest auf Ihrer Erfahrung aufbauen und mögliche Erwartungen vermuten. Das ist immer noch besser, als die Folien vom letzten Vortrag zu nehmen und den Namen des Kunden zu ändern. Zum Glück würden Sie das nie tun. Oder?

Organisation

Im letzten Punkt geht es um organisatorische Dinge wie den Raum, Medien und die Zeit.

Raum

Wenn ich eins gelernt habe, dann: Mach Dich vorher mit dem Raum vertraut. Wenn es möglich ist, schauen Sie sich den Raum vorher an, in dem Sie präsentieren.

2013 war ich Teilnehmer eines Workshops in den USA. Bo Eason, einer der drei Hauptredner, kommt um 09.00 auf die Bühne. „Wann bist bist Du heute aufgestanden?“ fragt er in die erste Reihe. „Acht Uhr.“ Er deutet auf den nächsten Teilnehmer: „Und Du?“ Ich bin gerade eben erst wach geworden“ antwortet der Zweite. „Wisst Ihr, seit wann ich hier bin?“ fragt Bo. „Seit 4.30 Uhr. Ich bin mit dem Raum warm geworden, habe mir die Bühne angesehen, mit den Technikern gesprochen, mein Mikro getestet, meine Unterlagen überflogen. Das ist die Art und Weise, wie ich arbeite. That´s how i roll. Es ist egal, was hier in der nächsten Stunde passiert. Klar ist, für die nächste Stunde gehört Ihr mir.“ Whatever happened in the next hour, your a%& is mine.“

Planen Sie genügend Zeit ein und testen Sie, ob die Technik funktioniert. Präsentieren Sie in einem kleinen Raum oder brauchen Sie ein Mikro? Brauchen Sie Adapter, um Ihren Laptop an den Beamer anzuschliessen? Aus Erfahrung nehme ich mein Equipment immer mit. Brauchen Sie 4:3 oder 16:9 als Präsentationsformat? Das ist wichtig für Schriftgrößen und Foliendesign. In vielen Unternehmen wird nicht mehr mit Beamern, sondern mit Flatscreens gearbeitet wird.

Medien

Hier geht es um die Frage, welche Medien wollen Sie nutzen? In vielen Unternehmen sind Programme wie Power-Point, Keynote oder Prezi der Standard. Fragen Sie sich:

  • Was unterstützt die Botschaft am besten?
  • Welche Hilfsmittel benötige ich, um meine Ideen zu vermitteln?
  • Manchmal reicht schon ein Flipchart oder gutes Storytelling, um einen Punkt zu machen..

Zeit

„Wie viel Zeit wenden Sie auf, um eine Präsentation einzuüben, bei der viel auf dem Spiel steht?“ wurden leitende Angestellte befragt. Nur jeder Vierte hatte mehr als 2 Stunden Zeit. Jeder Achte antwortete: Ich habe selten Zeit, überhaupt eine Präsentation einzuüben.“ (Quelle Nancy Duarte: resonate).

Wie können Sie also ein Gefühl dafür bekommen, wie lange sie brauchen? Sie können es sich wahrscheinlich schon denken: üben! Teilen Sie Ihre Präsentation in einzelne Blöcke auf, üben Sie laut und stoppen Sie die Zeit. So können Sie souverän auf Änderungen reagieren.

Im Februar war ich für einen 90-minütigen Vortrag bei einem Kick-Off gebucht. Kurz vor meinem Start sagte der Veranstalter: „Unser CEO hat stark überzogen. Können Sie die Message auch in 60 Minuten rüberbringen?“ Natürlich konnte ich.

Wenn Ihr Timing gut ist, können Sie auf kurzfristige Änderungen reagieren und Ihre Kernbotschaft wird trotzdem gut verstanden. Denn keiner weiß, was Sie nicht gesagt haben.

Jetzt sind Sie dran

Laden Sie sich am besten gleich das Template herunter, damit Sie Ihre nächste Präsentation leicht und einfach vorbereiten können. „Cooles Zeug!“ sagt Herr Müller (natürlich heißt er anders). „Das hilft mir, die Perspektive des Zuhörers einzunehmen und mich auf das wozu zu konzentrieren. Das probiere ich gleich für die Präsentation in der nächsten Woche aus.“

Schreiben Sie mir gern Ihre Erfahrungen oder hinterlassen Sie einen Kommentar. Ich freue mich auf Ihre Meinung. Vielen Dank, dass Sie zu meinen Lesern gehören.

  1. Doris MartikkeDoris Martikke05-04-2017

    Hallo Michael,

    gelesen und verstanden 🙂
    Ich bin ein Vorbereitungsmuffel und sage immer: es kommt eh anders und spontan ist authentischer.

    Nächste Woche habe ich einen Vortragspart während eines Vortrags einer Heilpraktikern. Da sie in meinem Business erfolgreich sein will, lohnt es sich, mich mal vorzubereiten.

    Danke für Deine tollen Tipps.

    • Michael GeerdtsMichael Geerdts05-04-2017

      Hallo Doris,
      natürlich kann immer alles anders kommen. Und dann? Wie gut bist Du darauf vorbereitet? Aus eigener Erfahrung kann ich Dir sagen, für das Template brauchst Du ca. 15 Minuten. Wenn Du häufiger den gleichen Vortrag vor ähnlichem Publikum gibst auch weniger. Wenn Du glaubst gar keine Zeit zu haben oder Vorbereitungsverweigerer bist (das bist Du glaube ich nicht.) nimm´ Dir wenigstens die Zeit und feile an Deiner Kernbotschaft. Du wirst überrascht sein, welchen Einfluss das auf Deine Präsentation und damit auch auf Dein Publikum hat.

      Lass´ uns wissen, wie es gelaufen ist. Dir toitoitoi und viele Grüße.

  2. Tanja BollmannTanja Bollmann05-26-2017

    Hallo Michael, meistens dauert es in meiner Fortbildung lange, bis meine Präsentationen stehen. Und ich habe nicht viel Zeit zum lernen. Deinen Artikel finde ich super.

    Viele Grüsse Tanja

    • Michael GeerdtsMichael Geerdts05-26-2017

      Hallo Tanja,
      das freut mich. Dir viel Freude und weiterhin gute Noten bei Deinen Präsentationen.
      Herzlichst, Michael.

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